บทนำ
BI หรือ Business Intelligence เป็นเครื่องมือที่องค์กรธุรกิจหลายแห่งนำมาใช้เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริหารทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่วิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานธุรกิจ รวมถึงการประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ตัวอย่างเช่น ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management: CRM) ระบบวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) และระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) เป็นต้น การนำระบบ BI มาใช้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะเครื่องมือประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่เป็นเรื่องที่รวมหลายๆ ระบบงานเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งถือว่าเป็นระบบงานที่สามารถบูรณาการ (Integrated data) ได้เต็มประสิทธิภาพสูงสุด ส่งผลให้องค์กรเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน (Corporate Performance) เหนือคู่แข่งรายอื่นๆ นอกจากนี้แล้วยังช่วยสงเสริมให้องค์กรสามารถดำเนินงานตามกรอบแนวทางการกำกับดูแลที่ดี (Corporate Governance)ที่ไม่ว่าจะถูกกำหนดจากนโนบายภายในองค์กรหรือ Regulator จากภายนอกก็ตาม เราในฐานะผู้ตรวจสอบภายใน ซึ่งมีหน้าที่วิเคราะห์เสนอแนะและให้คำปรึกษาหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร จำเป็นต้องศึกษาประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากระบบงาน BI เพื่อเป็นแนวทางการประยุกต์ให้องค์กรนำมาปรับปรุงกระบวนการภายในให้ธุรกิจก้าวเติบโตได้ยั่งยืนและมั่นคงต่อไป
BI คืออะไร
จากคำนิยามของ BI คืออะไร ซึ่งอ้างอิงจากข้อมูลเมื่อ 20 เมษายน 2552 (http://mfatix.com/home/node/58) Business Intelligence (BI) คือ ซอฟต์แวร์ (Software) ที่นำข้อมูลที่มีอยู่เพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ โดยทำหน้าที่ในการดึงข้อมูลจาก Database [1] ตรงแล้วนำเสนอในรูปแบบของ Report ชนิดต่างๆที่เหมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์ และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ งาน การวิเคราะห์ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบหลายมิติ (Multidimensional Model) ซึ่งจะทำให้สามารถดูข้อมูลแบบเจาะลึก (Drill-down) ได้ ซึ่งจะประกอบไปด้วยระบบข้อมูล และโปรแกรมแอพพลิเคชั่น ด้านการวิเคราะห์ มากมายหลายระบบ เช่น
1. ดาต้าแวร์เฮ้าส์ (Data Warehouse) คือ ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่รวบรวมข้อมูลทั้งจากแหล่งข้อมูล ภายในและภายนอกองค์กร โดยมีรูปแบบและวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลซึ่งจำเป็น ต้องมีการออกแบบฐาน ข้อมูลให้สอดคล้องกับการนำข้อมูลที่ต้องการนำมาใช้งาน
2. ดาต้ามาร์ท(Data Mart) คือคลังข้อมูลขนาดเล็กมีการเก็บข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจง เช่น เก็บข้อมูลส่วนของการเงิน ส่วนของสินค้าคงคลัง ส่วนของการขาย เป็นต้น ซึ่งทำให้การจัดการข้อมูลการนำเอาข้อมูลไปสร้างความสัมพันธ์และวิเคราะห์ต่อ ก็ง่ายขึ้น
3. การทำเหมืองข้อมูล (Data Mining) คือการนำคลังข้อมูลหลักมาประมวลผลใหม่ มาแสดงผลเฉพาะสิ่งที่สนใจโดยกระบวนการในการดึงข้อมูลออกจากฐานข้อมูลจะมี สูตรทางธุรกิจ (Business Formula)และเงื่อนไขต่างๆเข้ามาเกี่ยวข้องและผลลัพธ์ในรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่นเป็นแผนภูมิในการตัดสินใจ (Decision Trees) เป็นต้น
4. เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลในหลายมิติ (OLAP) คือการสืบค้นข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถเลือกผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบของตารางหรือ กราฟ โดยสามารถวิเคราะห์ข้อมูลใน มุมมองหลากหลายมิติ (Multi-Dimensional) โดยที่ผู้ใช้สามารถที่จะดูข้อมูลแบบเจาะลึก(Drill Down) ได้ตามต้องการ
5. ระบบสืบค้นและออกรายงานต่างๆ (Search, Report)
จากองค์ประกอบหรือระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ BI Application แล้วจุดกำเนิดหรือแหล่งของข้อมูล (Data Source) ก็เป็น Master Data ที่สำคัญที่จะนำเข้ามาสู่คลังข้อมูล โดยปกติแล้วแหล่งของข้อมูลแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ แหล่งข้อมูลภายใน (Internal Data Sources) และแหล่งข้อมูลภายนอก (External Data Sources) ได้แก่ข้อมูลสถิติจากสถาบันต่างๆ ข้อมูลของโครงการสารสนเทศอื่นๆ บทวิเคราะห์และบทความวิชาการต่างๆ ซึ่งในการกําหนดแหล่งข้อมูล ด้วยความหลากหลายของข้อมูลสารสนเทศที่มีอยู่ การนำระบบ BI มาใช้ จึงไม่ได้หมายถึงเฉพาะเครื่องมือประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่เป็นเรื่องที่รวมหลายๆ ระบบงานเข้าไว้ด้วยกัน ตามตัวอย่างข้างต้นรวมกัน โดยระบบต้องสามารถนำมาวิเคราะห์ผ่านกระบวนการปฏิสัมพันธ์เพื่อให้ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจได้ง่ายและนำมาประยุกต์ใช้อย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดให้กับองค์กร
การบริหารจัดการสารสนเทศภายในองค์กรธุรกิจ
โดยทั่วไปแล้วองค์กรธุรกิจส่วนใหญ่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนธุรกิจจะถูกแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ 1) ระดับล่าง เป็นระดับต่ำสุดในการทำหน้าที่ปฏิบัติการ (Operation) การบริหารจัดการสารสนเทศจะถูกนำมา ใช้สนับสนุนกระบวนการด้าน Operation day to day เป็นหลัก เช่น งานด้านปฏิบัติการของฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน หรือฝ่ายการตลาดที่มีการทำงานระหว่างวัน 2) ระดับกลาง เป็นระดับผู้บริหารที่มุ่งเน้นการนำสารสนเทศมาใช้ด้านการจัดการและการตัดสินใจ (Support Decision Making) เป็นสำคัญ 3) ระดับสูง เป็นระดับผู้บริหารระดับสูง กำหนดกลยุทธ์ของทั้งองค์กร (Support Strategy) โดยเป็นสารสนเทศที่นำข้อมูลจากระดับปฏิบัติการและระดับกลางมาใช้วิเคราะห์ รายงานผลเพื่อใช้วางแผนขององค์กร
ดังนั้นระบบงานที่ถูกนำมาใช้ภายในองค์กรธุรกิจจะต้องเชื่อมโยงความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนเทศที่จะขับเคลื่อนธุรกิจ (Transform Business) ตามโครงสร้างและองค์ประกอบการทำงานที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายงานต่าง ๆภายในองค์กร เช่น ฝ่ายการตลาดและการขาย ฝ่ายการผลิต ฝ่ายการเงิน และฝ่ายทรัยพากรมนุษย์ เป็นต้น เมื่อองค์กรมีการ Run Business ฝ่ายต่างๆ ในองค์กรเริ่มมีการปฏิสัมพันธ์กับฝ่ายงานภายใน และลูกค้าของบริษัทหรือบริษัทคู่ค้าจากภายนอกด้วย BI ที่ถูกนำมาใช้และมีประสิทธิภาพต่อการทำงาน (Performance management) ได้นั้น รูปแบบการทำงานต้องสามารถแบ่งแยกข้อมูลสารสนเทศที่มีอยู่อย่างกระจัดกระจายให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและเหมาะสม ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เพื่อให้นำมาใช้ตรงตามวัตถุประสงค์และสามารถขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตต่อไป
ภาพที่ 1 ดัดแปลงจากการเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการสื่อสาร
เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของการเปลี่ยนแปลงและขับเคลื่อนธุรกิจ (Transform Business)
จากภาพแสดง 1 ผู้เขียนได้ดัดแปลง 3 ระดับของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรธุรกิจ เชื่อมโยงกับประเภทของกลุ่มข้อมูลที่ถูกนำมาใช้ผ่านกระบวนการดำเนินงานทางธุรกิจ (Run Business) แบ่งเป็น layer คือ 1) Transactional ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อเท็จจริงมีความเฉพาะเจาะจงตามแต่ละรายการ ซึ่งอยู่อย่างกระจัดกระจายในกระบวนการทำงานหรือเรียกว่า “Transactional” อันเกิดจากการทำงาน Day to day operation เช่น Transaction ที่เกิดจากระบวนการขายสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ การเก็บเงินจากคู่ค้าภายนอก และ Transaction ที่เกิดจากกระบวนการผลิต เป็นต้น 2) Informational หรือ สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมี การประมวลหรือวิเคราะห์ผลสรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน และ 3) Strategic ข้อมูลด้านยุทธศาสตร์ที่แต่ละองค์กรจะเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำมาใช้ ทำอย่างไรแต่ละองค์กรจะนำข้อมูลในระดับนี้ให้เกิดขึ้นได้ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อความต้องการในการนำไปใช้
ปัจจุบันระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีการใช้งานภายในองค์กร ควรมีการทำงานในลักษณะแบบ Pro Active เพราะกระบวนการภายในไม่สามารถ Run ด้วยเพียงคนหนึ่งคนหรือหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง เนื่องจากกระบวนการทำงานภายในที่ไม่สามารถพึ่งพาคนหรือหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งในการทำงานได้ จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่สามารถช่วยให้ทำงานได้ตามแนวคิดแบบบูรณาการ (Integrated data) ที่จัดการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในองค์กรและภายนอกองค์กรเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง (Structured data) และข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Data) BI คือระบบที่จะสามารถบริหารจัดการเพื่อให้เกิดประโยชน์และสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้ด้วยวิธีการที่ดีและตรงใจ (Business Insights) มาช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลที่ได้จากระบบอื่นๆ หรือ Data warehouse ขององค์กรและระบบที่ถูกนำมาใช้และรู้จักกันทั่วไป เช่น ระบบลูกค้าสัมพันธ์หรือ CRM (Customer Relationship Management) ระบบบริหารจัดการด้านเอกสารหรือ ECM (Enterprise Content Management) และระบบบริหารจัดการและช่วยวางแผนการใช้ทรัพยากรขององค์กรหรือ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นต้น BI จะสามารถ Integrate กับระบบต่างๆ เหล่านี้เพื่อช่วยการทำงานแบบรวมศูนย์ (Centralized information) และนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีการบริหารจัดการจากข้อมูลชุดเดียวกัน ด้วยเครื่องมือหรือระบบงานที่ทำหน้าที่ในประมวลผล วิเคราะห์และจัดทำรายงานข้อมูลที่อยู่อย่างกระจัดกระจายภายใต้รูปแบบที่กำหนดไว้ของแต่ละองค์กรว่าข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการทำงานระดับปฏิบัติการ ระดับผู้บริหารระดับส่วนงาน หรือการนำไปใช้ระดับกลยุทธ์ ทั้งหมดของเทคโนโลยีสารสนเทศถูกประยุกต์ไปสนับสนุนธุรกิจที่อยู่ฝั่งด้านซ้ายตามภาพที่ 1 อันได้แก่ ให้ข้อมูลถูกจัดสรรไปประยุกต์ใช้สนับสนุนการดำเนินธุรกิจใน 3 ด้านดังต่อไปนี้ 1) Support Business Processes and Operations 2) Support Business Decision Making และระดับในการดำเนินธุรกิจ Support Strategies For Competitive Advantage
ตัวอย่างบริษัทที่ประสบความสำเร็จในประเทศไทยที่ประยุกต์ใช้ระบบซอฟแวร์ที่ช่วยสนับสนุนในการปฏิบัติงานได้ประสบความสำเร็จ มีชื่อเสียงจนได้รับการยอมรับ เช่น บริษัทพันธวณิช จำกัด ใช้เครื่องมือ Application ในการรวมศูนย์ข้อมูลผู้ให้บริการด้าน Supplier โดยนำ วิธีจัดซื้อออนไลน์มาใช้เป็นส่วนประกอบในการดำเนินธุรกิจ โดยมีจุดมุ่งหมายที่จะทำให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพ (Efficiency) ในการจัดซื้อสินค้า บริษัทคู่ค้าจะทำรายการต่างๆ ผ่านระบบ Web Application บริษัทต่างๆ ที่มีระบบการรับสมัครงานผ่าน Web Application ในการเก็บบันทึกรายละเอียด ประวัติพนักงาน โดยให้ผู้สนใจสมัครงานกับบริษัททำรายการด้วยตัวเอง ตั้งแต่เริ่มกรอกใบสมัคร ระบบจะทำหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลไว้รอผู้ใช้งานเข้ามาค้นหาตามตำแหน่ง ความรู้ ความชำนาญ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน เช่นเดียวกับระบบ Recruitment ของแต่ละบริษัทเมื่อมีการเก็บข้อมูลผ่านระบบแล้ว เราสามารถเรียกค้นประวัติได้ตามต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารจากใบสมัครกองโตอีกต่อไป จากนั้นยังสามารถเรียกสัมภาษณ์สรุปผลการสัมภาษณ์แต่ละครั้งไว้ด้วยระบบอัตโนมัติอีกด้วย เป็นต้น
จากตัวอย่างการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศดังกล่าว จะพบได้ว่าข้อมูลที่เกิดจากกระบวนการทำงานต่างๆ ถูกสร้างขึ้นด้วยระบบ Application อาจถูกจัดเก็บในรูปแบบมีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้างก็ตาม หากเรานำระบบ BI เชื่อมโยงข้อมูลสารสนเทศในระดับต่างๆ เช่น ในระดับปฏิบัติการ หรือที่เรียกว่า Job Functional ในองค์กร แล้วนำไปกำหนดแผนการดำเนินงานของบริษัท โดยต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการนำมาใช้และตระหนักถึงผลลัพธ์จากโครงการต่างๆ ภายใต้กระบวนการวัดผลการดำเนินงานขององค์กรธุรกิจ แผนงานด้านไอทีที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริหารในการออกรายงานประจำเดือน การทำนายยอดขายเพื่อวางแผนการขายประจำไตรมาศ ว่าจะต้องออกแคมเปญอะไรบ้าง ใช้งบประมาณเท่าไหร่เพื่อให้คุ้มค่ากับการลงทุน และมีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร ท้ายสุดแล้วเครื่องมือดังกล่าวจะสามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้หลายระดับตั้งแต่ระดับปฏิบัติการ และผู้บริหารทุกระดับขององค์ (C-Level) ทำให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประสิทธิผลต่อองค์กรเป็นหลัก นอกจากนี้แล้วผู้บริหารต้องตระหนักถึงผลลัพธ์ของโครงการต่างๆ ภายใต้การวัดผลการดำเนินงานผลการดำเนินงาน หรือ Key Performance Indicators ที่ถูกกำหนดในระดับ Functional ด้วย BI ยังเป็นระบบงานที่จะสามารถตอบสนองผู้บริหารในการออกรายงานประจำเดือนเทียบกับ KPI ของแต่ละแผนก การทำนายยอดขายเพื่อตั้ง KPI หรือยอดขายในปีถัดไป สอดคล้องไปยังการตั้งงบประมาณประจำปี และการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจให้กับองค์กร
ปัจจุบันด้วยภาวะเศรษฐกิจโลกที่ตกต่ำ การเติบโตอย่างแข็งแกร่งด้วยกลยุทธ์การบริหารข้อมูลสารสนเทศ ระบบ BI จะเป็นระบบงานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรธุรกิจให้สามารถปฏิบัติงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น อันจะช่วยส่งเสริมการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลได้
ในฐานะผู้ตรวจสอบภายใน อีกหนึ่งมุมมองที่เราต้องการให้ข้อเสนอแนะ หรือมองหาแนวทางการบริหารจัดการธุรกิจ ในแง่ของการบริหารความเสี่ยง
ด้วยการใช้ระบบ BI เป็นแนวทางการในดำเนินงานและช่วยกำกับกิจการที่ดี (Corporate Governance) เพื่อบริหารจัดการความเสี่ยงให้กับองค์กรภายใต้การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน
และสามารถใช้ BI เป็นเครื่องมือช่วยในการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี ไม่ว่าจะองค์กรจะถูกกำกับด้วย Regulator ภายในหรือหน่วยงานภายนอกก็ตาม
Corporate Performance Management เป็นกระบวนการในการทำงานที่ BI จะช่วยขับเคลื่อนในองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้แล้ว ในฉบับหน้าจะนำเสนอ BI ในแง่มุมของ Corporate Governance จะช่วยผู้ตรวจสอบในการส่งเสริมองค์กรไปสู่ GRC ได้อย่างไร) โดย ดร.สันติพัฒน์ อรุณธารี Chief Technology Officer PTTICT
Source of www.theiiat.or.th (บทความจากจุลสารสมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย)
Labels: BI, COBIT, Comformance, COrporate Performance
