BI = Corporate performance + Corporate Governance
บทนำ
BI หรือ Business Intelligence เป็นเครื่องมือที่องค์กรธุรกิจหลายแห่งนำมาใช้เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริหารทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่วิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานธุรกิจ รวมถึงการประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ตัวอย่างเช่น ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management: CRM) ระบบวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) และระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) เป็นต้น การนำระบบ BI มาใช้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะเครื่องมือประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่เป็นเรื่องที่รวมหลายๆ ระบบงานเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งถือว่าเป็นระบบงานที่สามารถบูรณาการ (Integrated data) ได้เต็มประสิทธิภาพสูงสุด ส่งผลให้องค์กรเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน (Corporate Performance) เหนือคู่แข่งรายอื่นๆ นอกจากนี้แล้วยังช่วยสงเสริมให้องค์กรสามารถดำเนินงานตามกรอบแนวทางการกำกับดูแลที่ดี (Corporate Governance)ที่ไม่ว่าจะถูกกำหนดจากนโนบายภายในองค์กรหรือ Regulator จากภายนอกก็ตาม เราในฐานะผู้ตรวจสอบภายใน ซึ่งมีหน้าที่วิเคราะห์เสนอแนะและให้คำปรึกษาหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร จำเป็นต้องศึกษาประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากระบบงาน BI เพื่อเป็นแนวทางการประยุกต์ให้องค์กรนำมาปรับปรุงกระบวนการภายในให้ธุรกิจก้าวเติบโตได้ยั่งยืนและมั่นคงต่อไป
BI คืออะไร
จากคำนิยามของ BI คืออะไร ซึ่งอ้างอิงจากข้อมูลเมื่อ 20 เมษายน 2552 (http://mfatix.com/home/node/58) Business Intelligence (BI) คือ ซอฟต์แวร์ (Software) ที่นำข้อมูลที่มีอยู่เพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ โดยทำหน้าที่ในการดึงข้อมูลจาก Database [1] ตรงแล้วนำเสนอในรูปแบบของ Report ชนิดต่างๆที่เหมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์ และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ งาน การวิเคราะห์ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบหลายมิติ (Multidimensional Model) ซึ่งจะทำให้สามารถดูข้อมูลแบบเจาะลึก (Drill-down) ได้ ซึ่งจะประกอบไปด้วยระบบข้อมูล และโปรแกรมแอพพลิเคชั่น ด้านการวิเคราะห์ มากมายหลายระบบ เช่น
1. ดาต้าแวร์เฮ้าส์ (Data Warehouse) คือ ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่รวบรวมข้อมูลทั้งจากแหล่งข้อมูล ภายในและภายนอกองค์กร โดยมีรูปแบบและวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลซึ่งจำเป็น ต้องมีการออกแบบฐาน ข้อมูลให้สอดคล้องกับการนำข้อมูลที่ต้องการนำมาใช้งาน
2. ดาต้ามาร์ท(Data Mart) คือคลังข้อมูลขนาดเล็กมีการเก็บข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจง เช่น เก็บข้อมูลส่วนของการเงิน ส่วนของสินค้าคงคลัง ส่วนของการขาย เป็นต้น ซึ่งทำให้การจัดการข้อมูลการนำเอาข้อมูลไปสร้างความสัมพันธ์และวิเคราะห์ต่อ ก็ง่ายขึ้น
3. การทำเหมืองข้อมูล (Data Mining) คือการนำคลังข้อมูลหลักมาประมวลผลใหม่ มาแสดงผลเฉพาะสิ่งที่สนใจโดยกระบวนการในการดึงข้อมูลออกจากฐานข้อมูลจะมี สูตรทางธุรกิจ (Business Formula)และเงื่อนไขต่างๆเข้ามาเกี่ยวข้องและผลลัพธ์ในรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่นเป็นแผนภูมิในการตัดสินใจ (Decision Trees) เป็นต้น
4. เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลในหลายมิติ (OLAP) คือการสืบค้นข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถเลือกผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบของตารางหรือ กราฟ โดยสามารถวิเคราะห์ข้อมูลใน มุมมองหลากหลายมิติ (Multi-Dimensional) โดยที่ผู้ใช้สามารถที่จะดูข้อมูลแบบเจาะลึก(Drill Down) ได้ตามต้องการ
5. ระบบสืบค้นและออกรายงานต่างๆ (Search, Report)
จากองค์ประกอบหรือระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ BI Application แล้วจุดกำเนิดหรือแหล่งของข้อมูล (Data Source) ก็เป็น Master Data ที่สำคัญที่จะนำเข้ามาสู่คลังข้อมูล โดยปกติแล้วแหล่งของข้อมูลแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ แหล่งข้อมูลภายใน (Internal Data Sources) และแหล่งข้อมูลภายนอก (External Data Sources) ได้แก่ข้อมูลสถิติจากสถาบันต่างๆ ข้อมูลของโครงการสารสนเทศอื่นๆ บทวิเคราะห์และบทความวิชาการต่างๆ ซึ่งในการกําหนดแหล่งข้อมูล ด้วยความหลากหลายของข้อมูลสารสนเทศที่มีอยู่ การนำระบบ BI มาใช้ จึงไม่ได้หมายถึงเฉพาะเครื่องมือประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่เป็นเรื่องที่รวมหลายๆ ระบบงานเข้าไว้ด้วยกัน ตามตัวอย่างข้างต้นรวมกัน โดยระบบต้องสามารถนำมาวิเคราะห์ผ่านกระบวนการปฏิสัมพันธ์เพื่อให้ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจได้ง่ายและนำมาประยุกต์ใช้อย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดให้กับองค์กร
การบริหารจัดการสารสนเทศภายในองค์กรธุรกิจ
โดยทั่วไปแล้วองค์กรธุรกิจส่วนใหญ่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนธุรกิจจะถูกแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ 1) ระดับล่าง เป็นระดับต่ำสุดในการทำหน้าที่ปฏิบัติการ (Operation) การบริหารจัดการสารสนเทศจะถูกนำมา ใช้สนับสนุนกระบวนการด้าน Operation day to day เป็นหลัก เช่น งานด้านปฏิบัติการของฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน หรือฝ่ายการตลาดที่มีการทำงานระหว่างวัน 2) ระดับกลาง เป็นระดับผู้บริหารที่มุ่งเน้นการนำสารสนเทศมาใช้ด้านการจัดการและการตัดสินใจ (Support Decision Making) เป็นสำคัญ 3) ระดับสูง เป็นระดับผู้บริหารระดับสูง กำหนดกลยุทธ์ของทั้งองค์กร (Support Strategy) โดยเป็นสารสนเทศที่นำข้อมูลจากระดับปฏิบัติการและระดับกลางมาใช้วิเคราะห์ รายงานผลเพื่อใช้วางแผนขององค์กร
ภาพที่ 1 ดัดแปลงจากการเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการสื่อสาร
เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของการเปลี่ยนแปลงและขับเคลื่อนธุรกิจ (Transform Business)
จากภาพแสดง 1 ผู้เขียนได้ดัดแปลง 3 ระดับของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรธุรกิจ เชื่อมโยงกับประเภทของกลุ่มข้อมูลที่ถูกนำมาใช้ผ่านกระบวนการดำเนินงานทางธุรกิจ (Run Business) แบ่งเป็น layer คือ 1) Transactional ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อเท็จจริงมีความเฉพาะเจาะจงตามแต่ละรายการ ซึ่งอยู่อย่างกระจัดกระจายในกระบวนการทำงานหรือเรียกว่า “Transactional” อันเกิดจากการทำงาน Day to day operation เช่น Transaction ที่เกิดจากระบวนการขายสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ การเก็บเงินจากคู่ค้าภายนอก และ Transaction ที่เกิดจากกระบวนการผลิต เป็นต้น 2) Informational หรือ สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมี การประมวลหรือวิเคราะห์ผลสรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน และ 3) Strategic ข้อมูลด้านยุทธศาสตร์ที่แต่ละองค์กรจะเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำมาใช้ ทำอย่างไรแต่ละองค์กรจะนำข้อมูลในระดับนี้ให้เกิดขึ้นได้ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อความต้องการในการนำไปใช้
ปัจจุบันระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีการใช้งานภายในองค์กร ควรมีการทำงานในลักษณะแบบ Pro Active เพราะกระบวนการภายในไม่สามารถ Run ด้วยเพียงคนหนึ่งคนหรือหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง เนื่องจากกระบวนการทำงานภายในที่ไม่สามารถพึ่งพาคนหรือหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งในการทำงานได้ จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่สามารถช่วยให้ทำงานได้ตามแนวคิดแบบบูรณาการ (Integrated data) ที่จัดการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในองค์กรและภายนอกองค์กรเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง (Structured data) และข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Data) BI คือระบบที่จะสามารถบริหารจัดการเพื่อให้เกิดประโยชน์และสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้ด้วยวิธีการที่ดีและตรงใจ (Business Insights) มาช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลที่ได้จากระบบอื่นๆ หรือ Data warehouse ขององค์กรและระบบที่ถูกนำมาใช้และรู้จักกันทั่วไป เช่น ระบบลูกค้าสัมพันธ์หรือ CRM (Customer Relationship Management) ระบบบริหารจัดการด้านเอกสารหรือ ECM (Enterprise Content Management) และระบบบริหารจัดการและช่วยวางแผนการใช้ทรัพยากรขององค์กรหรือ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นต้น BI จะสามารถ Integrate กับระบบต่างๆ เหล่านี้เพื่อช่วยการทำงานแบบรวมศูนย์ (Centralized information) และนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีการบริหารจัดการจากข้อมูลชุดเดียวกัน ด้วยเครื่องมือหรือระบบงานที่ทำหน้าที่ในประมวลผล วิเคราะห์และจัดทำรายงานข้อมูลที่อยู่อย่างกระจัดกระจายภายใต้รูปแบบที่กำหนดไว้ของแต่ละองค์กรว่าข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการทำงานระดับปฏิบัติการ ระดับผู้บริหารระดับส่วนงาน หรือการนำไปใช้ระดับกลยุทธ์ ทั้งหมดของเทคโนโลยีสารสนเทศถูกประยุกต์ไปสนับสนุนธุรกิจที่อยู่ฝั่งด้านซ้ายตามภาพที่ 1 อันได้แก่ ให้ข้อมูลถูกจัดสรรไปประยุกต์ใช้สนับสนุนการดำเนินธุรกิจใน 3 ด้านดังต่อไปนี้ 1) Support Business Processes and Operations 2) Support Business Decision Making และระดับในการดำเนินธุรกิจ Support Strategies For Competitive Advantage
ตัวอย่างบริษัทที่ประสบความสำเร็จในประเทศไทยที่ประยุกต์ใช้ระบบซอฟแวร์ที่ช่วยสนับสนุนในการปฏิบัติงานได้ประสบความสำเร็จ มีชื่อเสียงจนได้รับการยอมรับ เช่น บริษัทพันธวณิช จำกัด ใช้เครื่องมือ Application ในการรวมศูนย์ข้อมูลผู้ให้บริการด้าน Supplier โดยนำ วิธีจัดซื้อออนไลน์มาใช้เป็นส่วนประกอบในการดำเนินธุรกิจ โดยมีจุดมุ่งหมายที่จะทำให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพ (Efficiency) ในการจัดซื้อสินค้า บริษัทคู่ค้าจะทำรายการต่างๆ ผ่านระบบ Web Application บริษัทต่างๆ ที่มีระบบการรับสมัครงานผ่าน Web Application ในการเก็บบันทึกรายละเอียด ประวัติพนักงาน โดยให้ผู้สนใจสมัครงานกับบริษัททำรายการด้วยตัวเอง ตั้งแต่เริ่มกรอกใบสมัคร ระบบจะทำหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลไว้รอผู้ใช้งานเข้ามาค้นหาตามตำแหน่ง ความรู้ ความชำนาญ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน เช่นเดียวกับระบบ Recruitment ของแต่ละบริษัทเมื่อมีการเก็บข้อมูลผ่านระบบแล้ว เราสามารถเรียกค้นประวัติได้ตามต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารจากใบสมัครกองโตอีกต่อไป จากนั้นยังสามารถเรียกสัมภาษณ์สรุปผลการสัมภาษณ์แต่ละครั้งไว้ด้วยระบบอัตโนมัติอีกด้วย เป็นต้น
จากตัวอย่างการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศดังกล่าว จะพบได้ว่าข้อมูลที่เกิดจากกระบวนการทำงานต่างๆ ถูกสร้างขึ้นด้วยระบบ Application อาจถูกจัดเก็บในรูปแบบมีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้างก็ตาม หากเรานำระบบ BI เชื่อมโยงข้อมูลสารสนเทศในระดับต่างๆ เช่น ในระดับปฏิบัติการ หรือที่เรียกว่า Job Functional ในองค์กร แล้วนำไปกำหนดแผนการดำเนินงานของบริษัท โดยต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการนำมาใช้และตระหนักถึงผลลัพธ์จากโครงการต่างๆ ภายใต้กระบวนการวัดผลการดำเนินงานขององค์กรธุรกิจ แผนงานด้านไอทีที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริหารในการออกรายงานประจำเดือน การทำนายยอดขายเพื่อวางแผนการขายประจำไตรมาศ ว่าจะต้องออกแคมเปญอะไรบ้าง ใช้งบประมาณเท่าไหร่เพื่อให้คุ้มค่ากับการลงทุน และมีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร ท้ายสุดแล้วเครื่องมือดังกล่าวจะสามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้หลายระดับตั้งแต่ระดับปฏิบัติการ และผู้บริหารทุกระดับขององค์ (C-Level) ทำให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประสิทธิผลต่อองค์กรเป็นหลัก นอกจากนี้แล้วผู้บริหารต้องตระหนักถึงผลลัพธ์ของโครงการต่างๆ ภายใต้การวัดผลการดำเนินงานผลการดำเนินงาน หรือ Key Performance Indicators ที่ถูกกำหนดในระดับ Functional ด้วย BI ยังเป็นระบบงานที่จะสามารถตอบสนองผู้บริหารในการออกรายงานประจำเดือนเทียบกับ KPI ของแต่ละแผนก การทำนายยอดขายเพื่อตั้ง KPI หรือยอดขายในปีถัดไป สอดคล้องไปยังการตั้งงบประมาณประจำปี และการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจให้กับองค์กร
ปัจจุบันด้วยภาวะเศรษฐกิจโลกที่ตกต่ำ การเติบโตอย่างแข็งแกร่งด้วยกลยุทธ์การบริหารข้อมูลสารสนเทศ ระบบ BI จะเป็นระบบงานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรธุรกิจให้สามารถปฏิบัติงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น อันจะช่วยส่งเสริมการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลได้
ในฐานะผู้ตรวจสอบภายใน อีกหนึ่งมุมมองที่เราต้องการให้ข้อเสนอแนะ หรือมองหาแนวทางการบริหารจัดการธุรกิจ ในแง่ของการบริหารความเสี่ยง
ด้วยการใช้ระบบ BI เป็นแนวทางการในดำเนินงานและช่วยกำกับกิจการที่ดี (Corporate Governance) เพื่อบริหารจัดการความเสี่ยงให้กับองค์กรภายใต้การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน
และสามารถใช้ BI เป็นเครื่องมือช่วยในการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี ไม่ว่าจะองค์กรจะถูกกำกับด้วย Regulator ภายในหรือหน่วยงานภายนอกก็ตาม
โดย ดร.สันติพัฒน์ อรุณธารี Chief Technology Officer PTTICT
Source of www.theiiat.or.th (บทความจากจุลสารสมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย)
Labels: BI, COBIT, Comformance, COrporate Performance
0 Comments:
Post a Comment
Subscribe to Post Comments [Atom]
<< Home